Presentar Eventos Online Atractivos: Principios Fundamentales

¿Cómo convertir un seminario web o online en una conferencia memorable, con una participación extremadamente y útil? ¿Cuáles son las principales áreas donde hay que trabajar para que los eventos dejen de ser una presentación online de mano única, con interacciones y participaciones cero, para ser experiencias de aprendizaje altamente atractivas, donde todos puedan participar?

Crédito de la foto: Andres Rodriguez

En esta guía introductoria sobre las estrategias clave para realizar eventos online memorables y pegadizas, Adriano Pianesi y Amy Lenzo ilustra los principios fundamentales detrás del arte de los principales eventos de éxito en Internet.

En particular, podrás aprender y entender:

1. ¿Por qué la conferencia web no sustituye a los eventos en vivo?
2. Para qué situaciones y objetivos un evento en línea es mejor que el cara a cara
3. Los principios fundamentales que rigen un espacio de colaboración online eficaz
4. La principal habilidad para permitir que grandes conversas online ocurran
5. Los cinco puntos clave de decisión necesarios para hacer un evento en línea algo atractivo y memorable:
   • Estrategia de eventos y de contenido
   • Tecnología y Herramientas
   • Estrategias de Interacción
   • Gestión de Feedback
   • Estrategia Post-Evento

Si tu objetivo es entender cómo aprovechar el poder de los eventos para construir online una comunidad en línea de aficionados, al mismo tiempo que les rodea y les hace participar activamente a los estudiantes y, en esta guía, encontrarás los principios fundamentales que necesitas para dominar el enfoque y la organización de un evento web de una forma nueva y eficaz.

El Arte de Conducir Eventos: De PowerPoint a "Powerful"

por Adriano Pianesi y Amy Lenzo

El Valor y Potencial de los Encuentros Online

Existe una arte en conducir conversaciones online. Tiene que con:

1. Menos proficiencia técnica y mucho más calor simple y hospitalidad;
2. Menos discurso y más escucha;
3. Menos facilitación y más curiosidad y cuestionamiento abierto

Basándonos en nuestra experiencia con grandes eventos en línea - que van desde seminarios de formación de formadores para 12 personas a un foro público sobre práctica de negocios iluminadas a 1200 - creemos apasionadamente en el valor y el potencial de las reuniones virtuales.

En este artículo, ofrecemos nuestra experiencia combinada y compartimos nuestros puntos de vista sobre lo que es una conferencia web con éxito.

Como practicantes de los principios y métodos de World Café, defendemos una manera de conectarnos con otros en conversación significativa, sea online o presencial, llamada "hosting."

Nos gustaría mostrar cómo el arte de recibir en línea puede infundir tu propia experiencia con las reuniones web con nueva energía, compromiso y rendimiento - y mejores resultados para ti y sus participantes.

Para los consultores, entrenadores, activistas comunitarios, comunicadores y personas con la necesidad de hacer las cosas de manera rápida y eficiente, el arte de recibir en línea ofrece una manera de convertir acontecimientos predecibles, secos, que todos hemos experimentado en interacciones anteriores.

Defendemos que cualquiera puede mejorar la eficacia y el valor de tus seminarios o en línea con una habilidad clave de hosting y desafiando cinco suposiciones comunes sobre reuniones y aprendizaje online.

Si el evento online es para 5 o 1.200 personas, sigue estas pautas para explorar nuevas opciones y revela diferentes de una experiencia online que hemos llegado a esperar.

Cuando Online es Mejor que el Aula

Las conferencias online son siempre vistas como un pobre sustituto para la riqueza de una sesión en aula o un evento cara-a-cara. Los comentarios son generalmente así: "No podrías lograr transmitir el poder de un aula en una pantalla" y "¿Cómo comparar estar en el aula con estar en las pantalla?" Pero el engajamiento online no sustituye el evento cara-a-cara, es algo totalmente diferente. ¿Es posible imaginar cómo nuestro sistema de comunicación perdería si alguien tuviera desanimado Alexander Graham Bell de inventar el teléfone, insistiendo que solo oír alguien no sustituye verlo también?

Como nos sentimos más cómodos con la tecnología, nos enteramos de que cada tipo de evento, bien dirigido, tiene su lugar.

No estamos en una misión para crear conversiones para la participación en línea, nuestro único propósito es desmitificar esta poderosa forma de reunirse, aprender y colaborar para que puedas ver como una oportunidad que puedes utilizar a tu ventaja.

Seguimos afirmando que el espacio en línea a veces es mucho mejor - y, en ocasiones, la única opción - a unirse y aprender colaborativamente. Esto es especialmente cierto cuando tu público está:

1. Geográficamente disperso. Por ejemplo, reunir a grupos de personas puede ser poco práctico para las empresas que tienen sucursales en todo el mundo o grandes organizaciones nacionales y multinacionales.
2. Interesado en generar ideas de modo colectivo, con el tiempo. La tecnología actual permite aprender a programar de forma sincrónica y asincrónica, lo que las ideas siguen brotando y desarrollando a través de reuniones en línea.

3. Conciente de los recursos y focado en conveniencia. Algunos grupos son simplemente incapaces de hacer las inversiones necesarias de tiempo y dinero para viajar a un lugar común, o los miembros pueden tener que cumplir con rapidez, eficacia, o muy a menudo.
4. Formado, en su gran mayoría, por personas introvertida. El entorno virtual puede dar la sensación de ser menos amenazante para el aprendizaje en grupo, que ofrece un nivel de protección del anonimato y el tiempo para la reflexión antes del discurso.
5. Preocupado con la conservación ambiental. Se necesita mucho menos energía y recursos para llevar a cabo una reunión en línea para utilizar los limitados recursos para un viaje.

Principios para un Espacio de Colaboración Online Eficiente

Las personas tienden a creer que la experiencia online es de alguna manera menos real o menos valiosa que una clase de ladrillo y mortero u otro tipo de eventos cara a cara. Para luchar contra este modelo, el arte de alojamiento online se presta especial atención a la creación de un ambiente que es personal, cálido, y conducente a las relaciones humanas.

Vemos a un seminario o una reunión principalmente como un espacio de aprendizaje y un campo de colaboración, donde los principios de la hospitalidad, la claridad, el enfoque y la intención son aplicables independientemente de la tecnología utilizada.

Un buen anfitrión crea, a propósito, lo que los co-fundadores de World Café, Juanita Brown y David Isaacs llaman de "espacio hospitalario."

En el contexto en que usamos la palabra, hospitalidad significa extender una sensación de bienvenida, una especie de generosidad gratis, a los participantes - en honor de su presencia e invitándolos a la participación así como si se tratara de personas en nuestra casa. Nos adherimos a una teoría de aprendizaje que asume, con Etienne Wenger, "que el engajamiento en práctica social es el proceso fundamental por lo cual aprendemos."

Dado que el aprendizaje ocurre socialmente, florece en un contexto en el que podemos aplicar nuestras habilidades y competencias, tenemos la oportunidad de lograr resultados, y de relacionarnos con los demás de una manera significativa. Si trabajas en línea o en persona, nos encontramos con opciones similares: podemos aprender o no, podemos llegar a una decisión en grupo o no, podemos establecer relaciones y comunicarnos libremente o no.

Una buena preparación puede crear las condiciones para que los participantes respondan afirmativamente a cada una de estas opciones.

De la Apresentación al Engajamiento

Para aprovechar el poder del espacio en línea es necesario un cambio de estrategias de presentación para estrategias de participación.

Según Brown e Isaacs, "La configuración de la mayoría de las reuniones, en realidad subvierte los esfuerzos de colaboración, centrándose en las presentaciones de una manera desalentadora." Su declaración suena tan cierta como clara, ya que es cierto que muchos seminarios y presentaciones en línea de hoy son aburridos. Es posible que haya asistido a algunos seminarios y reuniones virtuales de esta naturaleza: una vía de comunicación, con participantes comprometidos, vergonzosos momentos... cuyo resultado es un fracaso en el aprendizaje y la continua reducción de las expectativas de aprendizaje / reuniones en línea como género.

Si algunos de nosotros aprenden con sólo escuchar a los presentadores y ver diapositivas, ¿es por eso que nos ponen en modo de silencio, con pocas oportunidades de participar e interactuar los unos con los otros cuando estamos en línea?

Hosts online de éxito se hacen preguntas distintas:

"¿Qué pasa si mi trabajo es desarrollar conversaciones en línea en lugar de ser el punto focal de la sesión? ¿Y mi trabajo consiste en crear relaciones personales y una sala de reuniones en línea acogedora?"

Una habilidad clave puede hacer toda la diferencia.

La Habilidad-Clave: Escuchar Profundamente

"Conversaciones verdaderas requieren que tratemos el mundo como si tuviese vida y todo en él fuese relevante." - David Whyte

La clave para el éxito del hosting online es simple - escuchar profundamente.

Cuando se trata de usar herramientas en línea, las personas son a menudo distraídas por la tecnología, la gente distraída no escucha bien. Pero sabemos que los mejores maestros en el mundo escuchan, apoyan, desafían y envuelven el pensamiento de los estudiantes.

Aquí está el desafío: Escuchar el entorno en línea tiene una calidad diferente a la escucha en un aula. No hay pistas visuales que nos guíe: no hay ojos ansiosos, sin ceños fruncidos, bostezos o manos alzadas. Porque no puedes ver a los participantes en un entorno virtual, es una habilidad casi zen de "acercarse" a lo que de lo contrario parece ser el silencio.

Escuchar en profundidad en un entorno en línea proviene de una actitud de profundo interés. La gente tiene que importarte un comino.

A menos que alimentes una verdadera conexión con otros seres humanos, no importa cuánto estés calificado con la tecnología, las sesiones en línea no tendrán éxito. Utilizando una comparación caprichosa, los eventos en línea son como Luke Skywalker de Star Wars: Con toda la tecnología a su disposición, aún se fían en la "fuerza" de su intuición entrenada para hacer que las cosas sucedan.

Como un experimento, cuando comiences tu sesión en línea siguiente, toma unos minutos para crear un ambiente acogedor para el tipo de resultados que deseas lograr.

Si quieres que tu grupo esté relajado, abierto y comprometido, en primer lugar, debes estar relajado. De lo contrario, te será más difícil de escuchar. Entra la sesión unos 15 minutos antes y entabla una conversación casual, amistosa con quién aparezca. Esta es una manera simple y eficaz para modelar el ambiente de forma relajada e informal.

La presión de aparecer y lucir inteligente puede ser abrumadora para los patrocinadores y participantes. A veces, en broma, le digo a la gente ", no den su mejor", sólo para ayudarlos a relajarse y a ser ellos mismos. Haz las paces con el silencio. No te apresures a llenar una pausa en la conversación con tus propios intereses o interpretaciones.

Deja tiempo para pensar y para llegar al engajamiento.

El silencio es un ingrediente necesario para una interacción en línea con éxito, ya que permite a la gente recoger sus pensamientos, trabajar una cuestión que no es evidente, o esperar para contribuir directamente a la conversación.

Estar cómodo con el silencio - el tuyo y el del grupo - no siempre es tan fácil como parece. Por ejemplo, antes de recibir una sesión con 1200 personas, uno de los autores pasó unos cuantos minutos tranquilo para componer sus pensamientos y conocer el espacio que estaba a punto de crear. Los minutos de silencio fueron una preparación de valor inestimable para la sesión cuando ser paciente y escuchar era lo más necesario.

Los Cinco Principios Fundamentales Para un Hosting Online Eficiente

En aviación, un KDP (punto de decisión clave) es una decisión crítica hecha en algunos momentos, basada en la experiencia del piloto y en la evaluación de las condiciones externas. Los ejemplos incluyen decisiones como "despegar / no despegar" o "aterrizar / no aterrizar". Estas son decisiones fatídicas, hechas por el piloto en cada vuelo, y que determinan en gran medida el éxito o el fracaso. Del mismo modo, las decisiones tomadas por los servidores en línea en los momentos clave determinarán el resultado de la sesión.

Aquí están cinco KDPs para hostings en línea que simplificarán tu trabajo, si planeas una reunión virtual, desarrollar materiales, o entregar una sesión en línea.

Cada uno de estos KDP también tiene que ver con explorar una creencia limitante y un desafío común con el fin de ir más allá de los eventos en línea y de las creencias previas para acceder a sus mejores pensamientos.

Si utilizas todas nuestras recomendaciones o sólo algunas de ellas, esperamos que tomes más decisiones en momentos críticos y estés consciente de la necesidad de explorar realmente todas las opciones disponibles.

1) Abordaje de Contenido e Interacción

KDP 1:

1. ¿Qué hacemos en la sesión?
2. ¿Creamos una presentación impactante con efectos especiales, o utilizamos un diseño que los envuelva en forma significativa?
3. ¿Los dejamos ocupados con el trabajo, o creamos tareas que puedan ejecutar en la práctica a través de la interacción y la conversación?

Hostings online de éxito van de PowerPoint a "powerful".

El aprendizaje ocurre cuando las personas se unen en una conversación sobre temas en los que no saben la respuesta.

Si deseas que tu seminario sea una oportunidad para el aprendizaje colectivo, necesitas dominar el arte de hacer preguntas que cambian las cosas y revelan una verdadera oportunidad para la explotación.

Como profesionales de World Café, nuestras capacidades de alojamiento han nacido en un ambiente que reconoce la eficacia de preguntas poderosas.

¿Qué hace una pregunta poderosa?

1. Tiene que ser de valor verdadero para tu grupo.
2. Tiene que ser formulada de tal forma que las respostas sean generadoras e instructivas, y no tan solo un montó de quejas o un ejercicio abstrato mental.

Antes de cada evento en línea, dedica tiempo a identificar los problemas que sacudirán lo que el grupo piensa que sabe y abrirlo a su potencial de curiosidad y entusiasmo para el aprendizaje

Siempre preparamos al menos tres cuestiones poderosas que algo de importancia personal direccionan a los participantes, tocando aspectos fundamentales de los contenidos y fomentando el interés por la sesión. Por ejemplo, en una sesión sobre cambio organizativo, comenzamos con la pregunta: "¿Cuál ha sido una de tus experiencias más exitosas con cambios organizativos en el trabajo?"

 

2) Tecnología y Herramientas

KDP 2:

1. ¿Cuál es la tecnología que vamos a utilizar?
2. ¿Vamos a utilizar las más recientes tecnologías o la herramienta más simple y adecuada?

Hosts online de éxito mantienen la cosa simple.

Los mejores eventos son aquellos en que la tecnología "desaparece."

Queremos mantener el enfoque en el engajamiento de las personas las unas con las otras y no en la tecnología.

Además, el miedo que la gente le tiene a la tecnología o a lo "nuevo" puede ser un verdadero obstáculo en su voluntad de participar. Esto es especialmente cierto para las personas altamente calificadas que están en posiciones de autoridad y ansiosas por no parecer tontas tratando de aprender un nuevo sistema.

Una manera de abordar este desafío es elegir una tecnología que tiene la curva de aprendizaje muy pequeña o ninguna, como la conferencia sobre tecnología que hemos encontrado eficaz. Mediante el uso de una tecnología más compleja, dales el tiempo suficiente antes del evento para practicar y proporcionar una formación de uno a uno, si es necesario, para permitir que todos se sientan cómodos en el medio.

Si te interesa una plataforma robusta, elige a los nombres grandes. La mayoría es fácil para la utilización de los usuarios. Puede llevar un tiempo hasta que te conviertas en total confianza con el uso de todos los detalles, pero existen muchos tutoriales disponibles.

Cualquiera que sea tu elección, nos encontramos con la capacidad de soportar chats especialmente útiles para un enfoque basado en la conversación.

Para hacer que la gente se sienta cómoda con la interfaz, considera maneras divertidas para que participen, por ejemplo, en el comienzo de una sesión, utiliza el ícono de status para que los participantes están de acuerdo o en desacuerdo con declaraciones como "me gustaría estar pescando" o "preferiría bailar ". Esta práctica tiene por lo menos dos objetivos: romper el hielo y ayudar a los participantes a familiarizarse con la tecnología.

 

3) Estrategia de Interacción

KDP 3:

1. ¿Cuáles actividades deberían estar en la agenda?
2. ¿Solo hablaremos durante la conversación, o los invitaremos a la participación?

Presentadores de éxito en línea hablan lo menos posible.

Para hacer la adquisición de nuevos conocimientos interesantes y atractivos, transforma tu material didáctico de "cosas que los estudiantes necesitan saber" a "cosas que los estudiantes tienen que hacer." Al hacer esto, actuarás como un recurso más que una cabeza parlante, y dejarás que los principiantes tengan la experiencia y busquen por sí mismos.

Las actividades experimentales pueden incluir:

1. Proporcionar información con una secuencia de imágenes
2. Invitar a que alguien se junte a la conferencia
3. Mostrar un video / audio
4. Engajar el diálogo en grupo con una pizarra online o una herramienta de diseño colaborativa
5. Convocar a los participantes a responder a una pregunta
6. Pedir a que los participantes contesten a una rápida encuesta o que envíen comentarios, usando la función del chat
7. Dividir los participantes en salas virtuales disruptivas para un pequeño trabajo en grupo

Este proyecto interactivo reconoce y felicita a la rica inteligencia, sabiduría, experiencia, y que existe en el público.

Todos se benefician cuando invitamos al público a participar en nuestros eventos. En una sesión de negociación, por ejemplo, invitamos a los participantes a compartir las ofertas que encontraron durante sus compras de un fin de semana feriado como una forma de introducir un segmento sobre negociación exitoso.

 

4) Gestión de Feedback

KDP 4:

1. ¿Cómo gestionar la gente que se junta a la conferencia?
2. ¿Conducimos la comunicación, o permitimos que la conversación fluya orgánicamente, abriendo los micrófonos y dejando que la gente participe?

Anfitriones online de éxito desbloquean el micrófono de los participantes.

El aprendizaje ocurre en una conversación, y si no permitimos que la gente se involucre con los demás, la sesión en línea tendrá un impacto limitado.

Siempre se puede bloquear los micrófonos si el ruido de fondo se vuelve muy preocupante. Hasta entonces, el primer paso para una experiencia de aprendizaje online y social rica es dejar que la gente hable.

Cuando se trabaja con más de 40 personas, en lugar de dejar que las líneas audio estén mudas, busca otros métodos de conexión para las personas.

Lo más importante es que cada persona tenga la oportunidad de ser escuchada y de sentirse parte de la conversación.

Si es posible, alienta a los participantes a que hablen con todo el grupo.

En cualquier caso, asegúrate siempre de que tengan la oportunidad de expresarse en grupos pequeños. A veces, otras modalidades pueden ser útiles. Por ejemplo, invita a todos escribir una idea o a dibujar una imagen de algo que hayan abstraído de lo que oyeron.

En una reciente conferencia en el World Café, a los participantes se les pidió que tomasen un minuto para pensar y luego escribir uno o dos puntos de vista o ideas que podían tener con ellos a partir de la conversación hasta el momento. Luego compartieron estas "semillas" con todo el grupo como parte de la cosecha del evento. Este momento de introspección colectiva ayudó a que todos se presentasen y se conectasen con ellos mismos y entre sí.

 

5) Estrategia Post-Evento

KDP 5:

1. ¿Qué pasa cuando la sesión termina?
2. Cuando el trabajo acaba, ¿puedes documentar y compartir los resultados del aprendizaje por grabaciones, cartas, cuestionarios, encuestas post-sesión, evaluaciones en línea, e invitaciones a participar en una comunidad de aprendizaje en línea o grupo de trabajo?

Los anfitriones exitosos en línea saben que al terminar la sesión, el trabajo no está terminado todavía.

Recoge el feedback inmediato.

En el final de cada sesión online, pedimos a la gente que vote de 1-5, con 1 siendo "desperdicio de tiempo" y 5 "aprendí mucho."

Toma tiempo para considerar estos resultados valiosos, y llamar a los participantes a buscar comentarios adicionales, si es necesario.

En los seminarios en línea, el cara a cara es un excelente seguimiento;. entonces el negocio es unirse a un foro de discusión y compartir recursos en línea

Conclusiones y ¿Qué Más Aprender?

Como hosts online, nos esforzamos contínuamente para mejorar nuestra capacidad de escuchar profundamente. Nosotros usamos los cinco KDPs conscientemente para crear seguridad en el espacio virtual y dejar que participantes a nuestros participantes. Nos anticipamos a los posibles obstáculos a la participación y llegar a la reunión preparados con la manera de evitarlos.

Nosotros creamos las condiciones para la plena participación - con nuestra voz, nuestra capacidad de escuchar, el diseño de la reunión, y nuestra voluntad de participar nosotros mismos y la imaginación de los participantes.

Tomar las decisiones correctas para los cinco puntos clave de decisión ayudará a crear un entorno que se comunica el apoyo a sus participantes y demuestra que valoras su experiencia.

El curso a elegir, que define tu papel de anfitrión, creando un espacio acogedor, es la configuración de tu espacio virtual para el éxito y un compromiso de alta calidad, y el fomento de la conversación y del intercambio real.

Sobre Adriano Pianesi

Adriano Pianesi es director de la ParticipAction Consulting, Inc. Él tiene 15 años de experiencia en el gobierno y en sectores sin fines de lucro y trabajo privado en educación de adultos, curso de desarrollo, la facilitación y el e-learning. Adriano es un profesional de la educación a través del diálogo y de la conversación de aprendizaje, y ha estado efectivo desde el año 2002 para facilitar los seminarios en línea. Entre sus clientes figuran la NASA, la Pension Benefit Guaranty Corporation, la Junta Nacional de Relaciones Laborales, la Agencia de Protección Ambiental, el Fondo Monetario Internacional y la Organización de Estados Americanos.

Sobre Amy Lenzo

Amy Lenzo es una pionera en el arte del hosting online. Ha creado un "espacio acogedor" online con su trabajo en consultoría y design en el fin de los 90 en la Clear Light Communications. Actualmente, es la directora de comunicación de World Café Community Foundation, presenta conversaciones online de larga escala en weDialogue, incluyindo las Conversaciones para el siglo 21 que son gratuitas.

Crédito de las fotos:
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