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Revisión Colaborativa De Documentos Online: Pleasereview

Si su trabajo consiste en la revisión y edición colaborativa de documentos con un equipo distribuido de colegas, un nuevo servicio online puede hacer su vida mucho más sencilla y su trabajo final más profesional, a un costo muy razonable.

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Photo credit: Ivan Soares Ferrer

 

Yo mismo, he estado frecuentemente involucrado en escribir proyectos o reportes en el cual múltiples personas estaban contribuyendo al desarrollo del documento final.

Lo que mucha gente generalmente hace, es usar las funcionalidades "seguimiento de los cambios" y "comentarios" de Microsoft Word para editar y comentar un documento en desarrollo. El archivo entonces se envía por e-mail a la siguiente persona, y se agregan más ediciones y comentarios. En muchos casos esto no siempre es muy efectivo, no permite a los revisores ver los comentarios de otros revisores - responderles y agregar colaborativamente cambios a la redacción, y si mucha gente está involucrada se hace muy confuso, difícil de leer, y muy difícil de manejar.

En vez de tomar esta metodología, lo que he estado haciendo recientemente es usar un sistema wiki, en mi caso este ha sido SocialText, y crear un espacio de trabajo wiki privado en el cual en diferentes momentos, yo y mis otros compañeros de equipo podemos enviar contenidos nuevos, hacer comentarios a secciones contribuidas por otros, y corregir y revisar fácilmente errores gramaticales y de ortografía.

Un sistema wiki hace particularmente sencillo y rápido editar colaborativamente cualquier documento, especialmente si el equipo está conformado por gente no-técnica. El costo es bajo, y la curva de aprendizaje dura solamente unos minutos.

Pero el abordaje wiki no está exento de problemas. Editar accidentalmente el documento online mientras alguien más ya lo ha abierto puede hacer que se pierda el trabajo, utilizar imágenes y otros elementos requiere un poquito de conocimiento técnico, y todavía el entorno de trabajo parece diseñado para expertos y no para la persona común, que quiere tener lista su edición.

A pesar de que he estado utilizando el wiki bastante intensivamente, no todo han sido rosas.

Pero fue entonces cuando con gran placer descubrí ayer este nuevo servicio online, diseñado desde el comienzo para satisfacer las necesidades exactas de editores, escritores de libros y analistas de reportes los cuales necesitan trabajar colaborativa mente en edición y revisión de un documento.

Si bien recientemente he revisado otra herramienta de edición colaborativa de documentos en vivo con el nombre de MoonEdit, PleaseReview es el primer servicio online que conozco que ofrece un entorno basado en browser, seguro, estructurado, para manejar el proceso de revisión de documentos y permite la revisión simultánea de documentos Microsoft Word, Acrobat PDF e imágenes digitales de manera profesional.

PleaseReview va a más allá de ser una herramienta estándar de colaboración de documentos online para definir realmente como debería haberse la revisión colaborativa de documentos online.

No solamente permite una revisión detallada "párrafo-por-párrafo" y una discusión del documento (y aún de documentos "compuestos" ), sino también permite a los revisores proponer cambios y notificar fuentes de manera muy efectiva.

Usted, como autor, retiene siempre el control del documento aceptando o rechazando las ediciones del revisor, comentarios y sugerencias.

Es muy asombroso el hecho que si usted está acostumbrado a trabajar con las características de revisión de Word, una vez que el proceso de revisión y edición online con PleaseReview esté completado, todavía puede recibir de vuelta su documento como archivo Microsoft Word con todos los comentarios, fuentes y cambios propuestos integrados como "control de cambios" de Word.

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Cómo funciona:

Una vez que usted se haya registrado en un con el servicio, puede indicar individuos y/o grupos para revisar el documento a ser subido. Usted especifica los documentos que tienen que ser revisado, la fecha tope de la revisión y los individuos o grupos que tienen que hacerse cargo de dicha revisión.

Dependiendo de su suscripción usted tiene un límite del número de documentos que puede poner bajo revisión y el número de revisores que puede invitar.

En la versión de prueba y en la cuenta básica este límite se define en cinco documentos y cinco revisores. Todos los revisores que usted seleccionó para participar en el proceso de edición son notificados por e-mail.

Los revisores invitados siguen el enlace en el e-mail de invitación y una vez que ingresaron a PleaseReview puede hojear el documento vía su TDC (tabla de contenidos) o vía los comentarios de otros revisores. Pueden hacer sus propios comentarios, proponer cambios, modificar fuentes y responder a los comentarios de otros revisores.

Una característica única de PleaseReview, es que permite a los revisores trabajar los documentos párrafo a párrafo y también pueden:

- Hacer un comentario el cual puede servir como el comienzo de una línea de discusión

- Realizar un cambio propuesto

- Notificar un error tipográfico

Cada una de las adiciones o cambios sugeridos por los revisores está marcada claramente en el texto del documento principal, permitiendo de un vistazo inmediato a los temas de edición aún pendientes.

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Dentro de la interfaz basada en navegador de PleaseReview, una ventana separada muestra siempre todo los comentarios disponibles (por ejemplo comentarios y líneas de discusión, cambios propuestos y/o correcciones tipográficas) para cualquier párrafo seleccionado. También los revisores pueden ver los comentarios de otros, pueden responder a comentarios o comenzar una línea de discusión.

Usted, como autor, tiene control total de las líneas de discusión y puede aceptar comentarios, aceptar cambios propuestos y/o responder a comentarios. El o los autores designados siempre son actualizados vía e-mail de la nuevos cambios agregados al documento en revisión. Los revisores, en cambio, tienen recordatorios automáticos de cualquier fecha límite de revisión cuando sea necesario.

Finalmente, cuando la revisión finalizó, todo los comentarios, revisiones y cambios aceptados están disponibles ya sea como un reporte completo de texto o en un archivo Microsoft Word como "comentarios" y "seguimiento de los cambios ".

PleaseReview está completamente basado en web, no requiere descargar software o instalación, y puede ser usado sin problemas por cualquier computadora conectada a la Internet, no importa que sistema operativo use.

Las suscripciones a PleaseReview incluyen un autor y cinco revisores por el periodo de un mes, cuatrimestre o año (sujeto a límite de ancho de banda ).

Un mes de suscripción cuesta:
$55 o £35 o €52

Tres meses
$110 o £70 o €105

Más opciones de precios y detalles están disponibles aquí.

PleaseReview ofrece una prueba gratuita de 30 días.

Vea un paseo animado de cómo trabaja PleaseReview.



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Enviado por Robin Good el Jueves 2 de Junio, 2005

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